Vakantiedagen? Houd rekening met Europese rechtspraak!

Bij de toepassing van vakantieregels kun je als werkgever niet meer (blind) vertrouwen op de wet. Maar als jij als werkgever de Nederlandse wet volgt, dan kan er toch niets fout gaan? In het geval van vakantiedagen ligt dat iets anders. Dit komt doordat het recht op vakantie door het Hof van Justitie van de Europese Unie als een grondrecht wordt gezien. In dit artikel vertelt onze juridisch adviseur Danielle Groen hoe jij als werkgever de vakantieregels op de juiste manier toepast.

Welke Europese regels zijn van toepassing?

De Europese regels op het gebied van vakantie zijn opgenomen in artikel 7 van de EU-Arbeidstijdenrichtlijn: 

• Elke werknemer heeft recht op minstens vier weken vakantie per jaar, met behoud van loon.
• Een werkgever mag de minimumperiode van jaarlijkse vakantiedagen niet vervangen door een financiële vergoeding; uitbetaling van vakantiedagen is alleen toegestaan op het moment dat de arbeidsovereenkomst eindigt. 

Hoe ziet de Nederlandse wetgeving eruit?

De Nederlandse wetgeving rondom vakantie is opgenomen in artikel 7: 634 tot en met 7: 645 van het Burgerlijk Wetboek. Het Europese minimum van vier weken per jaar is in artikel 7:634 Burgerlijk Wetboek opgenomen als een minimum van vier keer de wekelijkse arbeidsduur van de werknemer. Dit zijn de wettelijke vakantiedagen. Alle extra vakantiedagen worden beschouwd als bovenwettelijke vakantiedagen. De aanspraak op bovenwettelijke vakantiedagen moet schriftelijk worden overeengekomen, dus in de cao of arbeidsovereenkomst. De Europese regels gelden alleen voor de wettelijke vakantiedagen. Voor wat betreft de bovenwettelijke vakantiedagen gelden dan ook minder strenge regels.  

De informatieplicht voor jou als werkgever

Als werkgever ben je verplicht om een werknemer ieder jaar in de gelegenheid te stellen de vakantie op te nemen waarop hij op grond van de wet recht op heeft. Met andere woorden, je moet een werknemer stimuleren om vakantiedagen op te nemen. Het recht op vakantie is namelijk tweeledig: het is bedoeld om werknemers in staat te stellen om uit te rusten van de arbeid en de werknemer moet kunnen genieten van ontspanning en vrije tijd. Deze verplichting geldt ook in het geval van een langdurig zieke werknemer. Als een langdurig zieke werknemer vakantie opneemt is hij vrijgesteld van re-integratieverplichtingen.  

Vervaltermijn of verjaringstermijn?

Wettelijke vakantiedagen hebben een vervaltermijn en bovenwettelijke vakantiedagen hebben een verjaringstermijn. De wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. De bovenwettelijke vakantiedagen verjaren vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Maar wat is nu het verschil? Een vervaltermijn is hard (lees definitief), terwijl een verjaringstermijn kan worden gestuit. Stel dat jouw werknemer een e-mail stuurt waarin hij aangeeft dat hij nog bovenwettelijke vakantiedagen tegoed heeft. Dan heeft deze werknemer de verjaringstermijn van vijf jaar gestuit, wat betekent dat de verjaringstermijn opnieuw begint te lopen.  

Belangrijk Europees arrest

In het arrest Max-Planck uit 2018 bepaalde het Hof van Justitie dat vakantiedagen alleen kunnen vervallen en verjaren als de werkgever de werknemer er actief op wijst dat hij deze dagen (bijna) kwijtraakt en hem de kans geeft om deze dagen alsnog op te nemen. Als de werkgever niet kan aantonen dat hij heeft voldaan aan deze informatieplicht, dan geldt de verval- of verjaringstermijn niet en moeten alle dagen bij het einde van het dienstverband worden uitbetaald. Dit arrest staat haaks op de Nederlandse wetgeving, maar wordt inmiddels door het merendeel van de Nederlandse rechters wel toegepast. Zo kan het voorkomen dat een werkgever bij een einde dienstverband een enorm saldo aan vakantiedagen moet uitbetalen.   

Informeer werknemers tijdig over de vervaltermijn

Op basis van de Europese rechtspraak gaat de informatieplicht voor een werkgever behoorlijk ver. Dit doe je door jouw werknemers actief erop te wijzen dat hun wettelijke vakantiedagen per 1 juli van dit jaar komen te vervallen. Zo nodig moet je een werknemer formeel ertoe aanzetten vakantie op te nemen door met deze werknemer in gesprek te gaan. Bij “formeel aanzetten tot vakantie opnemen” kun je denken aan het voorstellen van een concrete periode waarin de werknemer vakantie kan opnemen. Je kunt een werknemer niet dwingen om vakantie op te nemen, maar je kunt dan wel aantonen dat je hebt voldaan aan de informatieplicht zodat je een beroep kunt doen op de vervaltermijn.  

Kom in actie!

Idealiter zorg je voor een periodieke informatievoorziening aan jouw werknemers over het aantal resterende vakantiedagen, de vervaltermijn en hoe de vakantiedagen op te nemen. Dit kan op meerdere manieren, zolang je maar kunt aantonen dat je hebt voldaan aan de informatieplicht. Maak vooral gebruik van een periodiek verlofsysteem dat bij jouw organisatie past, zodat je weet dat je voldoet aan de Nederlandse en Europese regels en niet elk jaar weer het wiel hoeft uit te vinden.  

Mocht je meer informatie willen over de regels rondom vakantiewetgeving of ondersteuning nodig hebben bij het opstellen van een verlofsysteem? Neem dan contact op met juridisch@bentacera.nl.