Subsidie ontvangen? Voorkom fouten bij de verantwoording.

Controle subsidieverantwoording: zo bereid je je perfect voor.

Yes, je hebt een prachtig project bedacht, waarvoor je een subsidieaanvraag hebt gedaan en nu is de subsidie toegekend! Eindelijk de financiering rond. En natuurlijk wil je het liefst gelijk aan de slag. Maar vergeet ook zeker niet om eerst eens goed te kijken naar de verplichtingen die bij de subsidieverstrekking horen. Één van deze verplichtingen is dat je aan het eind van je project een controle subsidieverantwoording uit moet laten voeren door een onafhankelijke accountant. Iets waar veel mensen zich vaak pas aan het einde van het project druk om maken. Dit kan slimmer en efficiënter. Want tijdig beginnen met je subsidieverantwoording bespaart veel tijd en voorkomt dat je later een deel van de financiering terug moet betalen. Benieuwd hoe je dit aanpakt? Dat leggen we je graag uit! 

Ontvangen van subsidie

Een subsidie is een financiële bijdrage die je kunt krijgen van de overheid of een niet-commerciële organisatie voor het starten of in stand houden van een activiteit waarvan het economische belang niet direct voor de hand ligt. Subsidies zijn niet in één mal te gieten. Ze bestaan in allerlei soorten en maten voor allerlei verschillende soorten projecten. Subsidieverstrekkers kunnen overheidsinstanties zijn, maar ook fondsen en stichtingen die bepaalde niet-commerciële doelstellingen willen stimuleren. En met zoveel verschillende subsidieverstrekkers bestaan ook minstens zoveel regels waaraan een project moet voldoen. Waaronder de regels voor de controle subsidieverantwoording die achteraf plaatsvindt. 

Wat is de controle subsidieverantwoording?

Wanneer je gebruik maakt van een subsidie, moet dit geld wel op de juiste manier gebruikt worden. Om er zeker van te zijn dat dit gebeurt, stellen subsidieverstrekkers vaak de voorwaarde dat je de subsidie afrekening door een onafhankelijke accountant moet laten controleren. Dit noemen we de controle subsidieverantwoording. Voor deze verantwoording moet je achteraf een subsidie afrekening opstellen. Dit is een overzicht van alle gemaakte kosten. Deze laat je dan controleren door je accountant. Wanneer deze in orde is ontvang je een controleverklaring subsidieverantwoording welke je aanlevert bij de subsidieverstrekker. 

Wat gebeurt er als de subsidieafrekening niet klopt?

Bij het opstellen van de subsidieafrekening loop je waarschijnlijk tegen diverse vragen aan. Want verantwoord je in de subsidiabele kosten bijvoorbeeld alleen facturen die je hebt ontvangen van derden? Of neem je hierin ook de uren van je eigen medewerkers op? En hoe kun je achteraf aantonen dat de uren daadwerkelijk aan het project besteed zijn? Als de accountant er later achter komt dat je de gemaakte uren niet goed hebt geregistreerd, of de gemaakte kosten niet te controleren zijn, is dat soms lastig om achteraf te repareren. Bovendien kost het veel tijd. En in het ergste geval leidt dit tot een controleverklaring met beperking of oordeelonthouding. Een gevolg daarvan kan zijn dat de subsidieverstrekker een deel van de subsidie intrekt. Dit wil je natuurlijk voorkomen. 

Hoe pak ik de controle subsidieverantwoording aan?

Het is dus verstandig om aan het begin van je project al na te denken over de subsidieverantwoording. Dit betaalt zich bij het opstellen van de subsidieafrekening en bij de controle van de subsidieverantwoording dubbel en dwars terug. Hier helpen we je bij Bentacera graag mee! Wij denken graag vooraf en tijdens het project met je mee over hoe je activiteiten uiteindelijk goed te controleren zijn. De meeste subsidieverstrekkers hebben voor accountants een controleprotocol. Wij weten hoe we die moeten interpreteren en helpen je dit te vertalen naar de praktijk. Aarzel niet om een adviseur bij Bentacera te vragen naar de mogelijkheden om je hierbij te ondersteunen. Je kunt ons altijd bellen op 088 321 0800 of neem contact op met Vera Keidel.